規定書作成・改訂・管理における課題
規定書は法令や社内ルールの変更にあわせて迅速に改訂の対応をする必要がありますが、改訂時の影響範囲の調査負荷が大きく、必要な改訂に抜け漏れが発生していました。
さらに、改訂業務の履歴が残っておらず、知識を持った限られた人しか作業を実施することができませんでした。
また、規定業務の対象やプロセスが可視化されておらず、誰が何を担当しているのか管理ができていないことも大きな課題のひとつでした。
- 規定書の作成・改訂作業を効率化し、作業時間を短縮したい
- 改訂時には、効率的かつ確実に影響範囲となる対象部署や対象文書を特定したい
- 改訂履歴や改訂の経緯をナレッジとして蓄積したい
- 作成指示から公開まで、誰が何をしているかステータス管理を可視化したい
- 個人のスキルに依存することなく、規定書を改訂したい
ソリューションのご提案
規定書をシステム内で作成・改訂・管理することで、改訂時にはキーワード検索等で誰でも簡単に対象文書を効率的に検索し、抜け漏れなく作業を行うことが可能です。
更に、作成指示から公開まで、改訂対象・改訂内容・納期・担当者・関与者が可視化されると同時に、システム内で作成∼公開まで一元管理をすることができ、改訂履歴や改訂の経緯をナレッジとして蓄積することが可能です。
- 文書の検索や構成パーツの共通化により、改訂時の影響範囲の調査負荷が軽減できます
- 条項の追加・削除の際に項番は自動付番されるため、改訂作業の負荷を軽減できます
- 各作業のステータスが可視化され、改定作業の抜け漏れを防ぐことができます
- 改訂履歴等のナレッジが蓄積され、個人のスキルに依存することなく業務を行うことができます
- 改訂時に文章を修正すると自動的に新旧対照表が作成されるため、審査業務にかかる負荷を軽減することができます
想定効果
- 改定時の影響範囲調査負荷の軽減
- 各作業の自動化による作業時間の短縮
- 個人のスキルに依存しない業務の標準化
このような企業様におすすめです
- 規定やマニュアルに沿って業務を行う必要がある企業
- 法令の変更に迅速に対応する必要がある企業
- 規定やマニュアルの量が多い企業
導入事例
金融機関 A社様
導入前の課題
規定やマニュアル、要領の改訂業務の対象やプロセスが可視化されておらず、誰が何をしているか管理ができていませんでした。
また、商品改定や法改正時には、改訂すべき規定類の影響範囲の調査負荷が大きく、その結果、改訂に抜け漏れが発生していました。
導入後の効果
文書の検索や構成パーツの共通化により、効率的かつ確実に改訂の影響範囲となる担当部署や対象文書の特定ができるようになりました。また、システム内で作成∼公開まで一元管理することで、ステータス管理の可視化および改訂履歴がナレッジとして蓄積され、個人のスキルに依存することなく業務を実施できる体制を構築できました。
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